이런 상황에서 필요합니다
업무 일정이 메신저, 메일, 회의 초대, 개인 메모에 흩어져 있으면 중요한 일을 놓치기 쉽습니다. 특히 신입사원이나 협업이 많은 직무라면 일정이 머릿속에만 있을 때 실수가 늘어납니다.
구글 캘린더는 단순히 회의 시간을 적는 도구가 아닙니다. 업무 시작 전 확인할 일, 마감일, 준비 시간, 반복 업무까지 한눈에 보이게 만드는 기준표로 사용할 수 있습니다.
이 글에서 해결할 내용
이 글에서는 회사 업무를 기준으로 구글 캘린더를 처음 정리할 때 필요한 기본 설정과 일정 입력 방법을 정리합니다.
핵심 요약
- 회의와 마감일을 같은 방식으로 입력하지 않습니다.
- 준비 시간이 필요한 일정은 별도로 확보합니다.
- 알림은 너무 많이 켜지 말고 중요한 일정 위주로 둡니다.
- 반복 업무는 반복 일정으로 등록해 누락을 줄입니다.
단계별 방법
- 업무용 캘린더를 따로 구분합니다.
개인 일정과 회사 일정을 한 캘린더에 모두 넣으면 화면이 복잡해집니다. 가능하면 업무용 캘린더를 따로 만들고, 색상을 다르게 지정합니다.
- 회의 일정에는 목적을 함께 적습니다.
회의 제목이 미팅, 회의, 확인만 되어 있으면 나중에 무슨 일정인지 알기 어렵습니다. 월간 보고서 검토 회의, A업체 견적 조건 확인처럼 목적이 보이는 제목을 사용합니다.
- 마감일은 하루 종일 일정으로 등록합니다.
제출 마감은 실제 회의처럼 특정 시간에만 있는 일이 아닐 때가 많습니다. 이런 경우 하루 종일 일정으로 등록하고, 전날 알림을 켜두면 놓칠 가능성이 줄어듭니다.
- 준비 시간을 따로 확보합니다.
회의가 오후 3시라면 2시 30분에 회의 자료 확인 일정을 따로 넣는 식입니다. 준비 시간을 일정으로 잡지 않으면 다른 일이 끼어들어 급하게 준비하게 됩니다.
실제 예시
업무 일정은 아래처럼 구분할 수 있습니다.
회의: 월간 보고서 검토 회의
준비: 월간 보고서 수치 확인
마감: A업체 제안서 제출일
반복: 매주 월요일 주간 업무 계획 정리
확인: 금요일 오후 미회신 메일 확인이렇게 입력하면 캘린더를 봤을 때 단순히 시간이 보이는 것이 아니라, 무엇을 준비해야 하는지도 함께 보입니다.
자주 하는 실수
- 모든 일정을 회의처럼 시간만 적습니다.
- 일정 제목이 너무 짧아 나중에 의미를 알 수 없습니다.
- 알림을 너무 많이 켜서 중요한 알림도 무시하게 됩니다.
- 반복 업무를 매번 새로 입력하다가 누락합니다.
- 준비 시간을 일정으로 잡지 않아 회의 직전에 급해집니다.
마지막 체크리스트
- 업무용 캘린더가 따로 구분되어 있는가?
- 회의 제목에 목적이 들어가 있는가?
- 마감일은 하루 종일 일정으로 등록했는가?
- 회의 전 준비 시간이 따로 잡혀 있는가?
- 반복 업무는 반복 일정으로 등록했는가?
마무리
구글 캘린더는 많은 기능을 쓰는 것보다 기준을 정해 꾸준히 입력하는 것이 중요합니다. 회의, 마감, 준비, 반복 업무를 구분해서 넣기만 해도 업무 흐름이 훨씬 덜 흔들립니다.